Nuestros compañeros de Certitec saben muy bien que en la búsqueda constante de eficacia y responsabilidad empresarial, el cumplimiento normativo se ha convertido en un pilar fundamental. En este contexto, los sistemas de gestión documental que ofrecen (DMS) emergen como grandes aliados.

El Cumplimiento Normativo Empresarial

La gestión del cumplimiento normativo en las empresas no solo busca evitar las consecuencias perjudiciales del incumplimiento, sino también promover una conducta responsable. Los DMS desempeñan una función vital para asegurar este propósito de manera efectiva.

Formas en que un Sistema de Gestión Documental Simplifica el Cumplimiento Normativo

Autorización Basada en Roles

Mediante la creación de perfiles y roles en un DMS, las organizaciones aseguran que la información y las funciones a las que los empleados tienen acceso estén alineadas con sus responsabilidades profesionales.

Control Riguroso de la Información

En un DMS, el oficial de cumplimiento encuentra herramientas para controlar la información y documentación de la organización. Los documentos se organizan y están fácilmente disponibles, permitiendo un seguimiento preciso de versiones y cambios, facilitando auditorías y notificaciones en caso de alteraciones.

Automatización de Procesos

La automatización facilita el control de actividades y responsabilidades. El sistema implementa procesos, procedimientos y protocolos, teniendo en cuenta las políticas internas, códigos de conducta y compromisos con terceros. Esta automatización no solo mejora la eficiencia, sino que también previene costes y sanciones por incumplimiento.

Cumplimiento de Normativas y Leyes

Al tener acceso organizado y remoto a la documentación, los empleados pueden consultar rápidamente códigos de conducta, leyes y regulaciones a varios niveles. Esto simplifica el cumplimiento de las leyes y normativas vigentes y facilita la resolución de problemas cuando surgen.

Mejora de la Comunicación

El DMS garantiza un flujo eficiente de comunicación al establecer canales de retroalimentación. Además, proporciona un espacio de discusión que facilita debates sobre temas críticos relacionados con el cumplimiento normativo en la empresa.

La implementación efectiva de un sistema de gestión documental potencia la capacidad de las empresas para enfrentar los desafíos del cumplimiento normativo. Estas herramientas no solo simplifican procesos, sino que también fortalecen la seguridad, eficiencia y responsabilidad en el manejo de la información empresarial. En Certitec son expertos en Gestión Documental, ¡ponte en contacto con ellos!